Hoje irei falar da desmaterialização de processos e modernização administrativa nas autarquias locais. Porque é tão difícil de implementar? Ou porque é necessária? São duas das questões que mais vezes se colocam quando se aborda esta temática.
A desmaterialização de processos e a modernização administrativa são termos que entraram no quotidiano há pouco mais de 10 anos com a apresentação da primeira versão do SIMPLEX. Caracterizam-se por medidas que, fazendo uso das tecnologias de informação e comunicação, simplificam os procedimentos administrativos e tornam a administração pública mais célere.
Quais são então, as dificuldades para a implementação da desmaterialização de processos numa autarquia local?
Uma primeira barreira é a própria tecnologia, porque obriga em muitos casos a uma aprendizagem ou a alterar comportamentos e métodos de trabalho. Uma outra grande barreira são as pessoas: O ser humano, por natureza, resiste ao desconhecido ou a sair da sua zona de conforto. Estas duas juntas podem condenar ao fracasso a melhor das medidas de modernização da administração pública.
Não sendo portanto, fácil de implementar, porque são estas medidas necessárias?
A resposta a esta questão é multifacetada. Por um lado, permite reduzir o uso do papel com as vantagens que isso representa para o meio ambiente, uma vez que a tramitação dos processos se faz por via digital. Por outro, possibilita encurtar os prazos de análise e de decisão, pois o mesmo processo pode estar a ser consultado ou analisado por diversos serviços ou técnicos em simultâneo. Permite ainda aumentar a transparência, visto que o cidadão pode ir consultando o andamento do seu processo através da Internet. Requer um espaço para arquivo muito menor. A estas vantagens, ainda há que acrescentar a questão da segurança: Maior protecção dos dados pessoais (a que toda a administração pública está obrigada por força da entrada em vigor do Regulamento Geral de Proteção de Dados, cujo o tema só por si daria para um artigo); maior controlo no acesso; maior tolerância a falhas e imprevistos.
Assim, se quisermos ver na nossa autarquia a implementação da desmaterialização de processos ou da modernização administrativa não basta uma decisão do executivo. É também necessário o envolvimento e participação dos dirigentes e dos funcionários, assim como a compreensão dos cidadãos para permitir o período de adaptação.
